Depuis plusieurs années, j’utilise un tableau Excel un peu sophistiqué pour voir d’un coup d’oeil les paiements en attente, le montant des prélèvements obligatoires, mon chiffre d’affaire par rapport à celui de l’année précédente, etc.

J’ai passé pas mal de temps à le peaufiner, par exemple en insérant les formules nécessaires pour que la TVA soit calculée automatiquement. S’il peut vous aider, voici un récapitulatif de ce qu’il sait faire (cliquez sur l’image pour l’afficher en grand) :

Cellule C15 : différence entre le CA HT de janvier 2011 (4500 €) et celui de janvier 2012 (3500). Notez que la différence s’affiche en rouge parce que le montant est négatif.

Le taux de TVA 19,6%, le montant de TVA, le montant TTC et les totaux sont calculés automatiquement.

Cellule J24 : le montant de TVA calculé le mois précédent est repris automatiquement, en tenant compte des éventuelles dépenses soumises à TVA.

Cellule N4 : j’indique ici la somme que je retire du compte pro pour mes dépenses personnelles (le fameux « prélèvement de l’exploitant »). Du coup, ce qui reste sur le compte pro une fois toutes les charges payées apparaît à la cellule N14.

Bien sûr, le nom des clients et les montants indiqués sont purement fantaisistes…

Dites-moi si ça vous plaît. Je sais bien qu’il existe des logiciels plus adaptés, qui font tout ça en mieux, envoient les factures eux-mêmes, vous sortent le bilan tout seuls et font même le café à l’heure de la pause, mais bon, j’aime bien m’amuser avec Excel.

Et comme c’est quand même un sacré boulot, ça me fait plaisir que d’autres en profitent !

Vous pouvez le télécharger ici.

Il y a du nouveau sur la page Téléchargement : j’ai mis en ligne mon outil de planification Excel (2003) pour l’année 2011.

En plus de ce qu’il savait déjà faire (description ici), il calcule maintenant votre chiffre d’affaires par jour, par semaine et par mois ! De quoi suivre vos objectifs de très près.

Je ne l’ai pas complètement testé, aussi n’hésitez pas à me signaler toute bizarrerie.

Et bien sûr, posez toutes vos questions dans les commentaires, je me ferai une joie d’y répondre !

Aperçu de mon outil dans Excel 2003

Pendant longtemps, je travaillais sans visibilité, acceptant les commandes quand j’avais du temps, les refusant quand je n’en avais pas, et découvrant dans mon bilan mon chiffre d’affaires de l’année. Difficile dans ces conditions d’avoir une idée précise de ma productivité, des effets de la crise sur mon activité, etc. Et impossible de me fixer des objectifs à atteindre.

Une première étape pour remédier à ce problème a été de me doter d’un outil de planification sur mesure basé sur le volume de traduction en nombre de mots.

Il fait apparaître le volume traduit par jour, par semaine et par mois.

Ainsi équipée, je peux voir facilement les pics et les creux d’activité. Je peux aussi me fixer des objectifs et vérifier d’un coup d’oeil s’ils sont atteints.

Après plus d’un an d’utilisation, je le trouve assez abouti du point de vue technique, même si je reconnais que l’aspect pourrait être plus convivial.

Je vous propose de le télécharger ici. Vous pouvez y apporter toutes les modifications que vous jugerez utiles. Le cas échéant, n’hésitez pas à m’en faire part, je serais heureuse d’améliorer mon système.

Et vous, comment planifiez-vous vos commandes ?

A vos agendas : APROTRAD organise une formation sur Excel 2003, de niveau intermédiaire.

Date : samedi 19 juin 2010, de 9h30 à 16h30

Lieu : Cité-tech, Parc technologique Charbonnière, 7 clos des Venelles à St Jean de Braye (Loiret)

Formateur : Xavier Raymond

Tarif : 80 € pour les membres d’APROTRAD, 90 € pour les non-membres

Prise en charge possible par le FIF-PL.

Programme détaillé :

Objectif : construire et utiliser des listes de données, produire des états statistiques et générer
des graphiques. Exploiter les fonctions pour automatiser les tableaux. Créer des tableaux
récapitulatifs et consolidés

La gestion des grands tableaux

• Gestion des volets ;

Les séries automatiques

• Création d’une série à l’aide de la poignée de recopie.

Mise en oeuvre de formules avancées

• Utilisation de fonctions mathématiques, statistiques ; définition des différents arguments à connaître.

Références relatives / absolues

• Référencement des cellules en relatif / absolu et application dans les formules.

Les graphiques

• Création d’un graphique ;
• Afficher la légende d’un graphique ;
• Changer l’échelle ;
• Modifier les caractères (police, taille…) ;
• Changer la présentation du graphique.

Exploiter une base de données

• Les tris :
  • Tris directs,
  • Le menu « Données Trier… »,
  • Créer sa propre organisation de tri.
• Les sous totaux
• Les filtres :
  • Les filtres automatiques,
  • Les filtres élaborés.
• Le rapport de tableau croisé dynamique :
  • Création d’un rapport de tableau croisé dynamique,
  • Modification, ajouts, suppression d’éléments,
  • Mise en forme,
  • Le champ de page,
  • Travaux sur les dates.
    • La consolidation des données

Si vous êtes intéressés, contactez-moi en privé (contact[chez]traduction-pro[point]eu).